Hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư là căn cứ pháp lý quan trọng, đảm bảo quyền và nghĩa vụ giữa ban quản trị và đơn vị vận hành. Việc soạn thảo đúng chuẩn không chỉ giúp tòa nhà hoạt động hiệu quả mà còn hạn chế tranh chấp phát sinh. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết và mẫu hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư mới nhất, giúp bạn dễ dàng tham khảo và áp dụng.
Nội dung cần có trong hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư
Một hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư không chỉ là cơ sở pháp lý ràng buộc quyền – nghĩa vụ giữa ban quản trị và đơn vị quản lý, mà còn đóng vai trò định hướng các hoạt động vận hành, bảo trì, khai thác và đảm bảo sự an toàn, ổn định của tòa nhà. Do đó, để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp, mẫu hợp đồng cần thể hiện đầy đủ những nội dung cơ bản sau:
1. Cơ sở pháp lý
Phần mở đầu của hợp đồng cần dẫn chiếu các văn bản pháp luật làm căn cứ điều chỉnh hợp đồng, ví dụ như: Luật nhà ở số 27/2023/QH15, Nghị định 95/2025 và Thông tư 05/2024,… Việc này giúp xác định rõ phạm vi pháp lý điều chỉnh hợp đồng và làm cơ sở xử lý tranh chấp sau này.
Ví dụ: Căn cứ pháp lý trong hợp đồng có thể ghi rõ: “Căn cứ luật nhà ở số 26/2023/ QH 15 và thông tư 05/2024/TT-BXD hướng dẫn về quản lý vận hành nhà chung cư…”
2. Thông tin các bên tham gia
Hợp đồng phải xác định rõ danh tính và vai trò của từng bên, bao gồm:
- Tên tổ chức/cá nhân
- Người đại diện pháp luật
- Địa chỉ trụ sở chính
- Mã số thuế
- Số tài khoản ngân hàng
- Thông tin liên hệ (email, điện thoại, fax nếu có)
Thông tin này nhằm đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện.
3. Giải thích thuật ngữ
Phần này nên giải thích các thuật ngữ chuyên môn như “phí quản lý”, “dịch vụ tiện ích”, “quỹ bảo trì”, “tòa nhà A1, A2”… để tránh hiểu lầm trong quá trình thực hiện.
Ví dụ: “Phí quản lý” được định nghĩa là khoản phí mà cư dân phải đóng để phục vụ cho công tác vận hành hàng ngày của chung cư như: vệ sinh, bảo vệ, lễ tân,…
4. Nội dung dịch vụ và phạm vi công việc
Đây là phần trọng tâm của hợp đồng, thể hiện rõ các nghĩa vụ mà đơn vị quản lý (bên B) phải thực hiện theo yêu cầu của ban quản trị (bên A), bao gồm:
- Quản lý kỹ thuật, hệ thống điện, nước, thang máy,…
- Bảo trì, vệ sinh, chăm sóc cảnh quan
- Đảm bảo an ninh, an toàn PCCC
- Thu – chi các khoản phí dịch vụ, quản lý tài chính minh bạch
Mỗi công việc cần được liệt kê cụ thể, kèm theo tiêu chuẩn thực hiện (nếu có).
Ví dụ: Bên B phải thực hiện công tác bảo trì hệ thống PCCC định kỳ 3 tháng/lần và có báo cáo gửi Ban quản trị trong vòng 7 ngày sau khi hoàn thành.
5. Phí quản lý, phương thức và thời hạn thanh toán
Chi phí quản lý thường được tính theo diện tích sử dụng (đồng/m²/tháng) và bao gồm các dịch vụ cơ bản. Ngoài ra, hợp đồng có thể quy định thêm các khoản thu phát sinh như:
- Phí quảng cáo trong thang máy
- Dịch vụ cho thuê bãi đỗ xe
- Phí quản lý tiện ích chung
Hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, được thực hiện theo tháng hoặc quý, tùy theo thỏa thuận.
Ví dụ: Phí quản lý là 10.000 VNĐ/m²/tháng, cư dân căn hộ 75m² sẽ nộp 750.000 VNĐ/tháng cho ban quản lý thông qua chuyển khoản vào ngày 5 hàng tháng.
Xem thêm: Những điều cần biết về phí quản lý vận hành chung cư
6. Quyền và nghĩa vụ của các bên
Hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư cần nêu rõ:
- Quyền hạn và trách nhiệm của bên A (ban quản trị)
- Quyền và nghĩa vụ của bên B (đơn vị vận hành)
- Các quy định về giám sát, kiểm tra, báo cáo định kỳ
Nội dung này giúp mỗi bên hiểu rõ phạm vi quyền lực và trách nhiệm của mình trong suốt thời gian hợp đồng có hiệu lực.
Ví dụ: Ban quản trị có quyền yêu cầu Bên B cung cấp báo cáo tài chính hàng quý và tổ chức họp cư dân khi có sự cố nghiêm trọng.
7. Thời hạn hợp đồng
Thời gian có hiệu lực của hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư cần được ghi rõ, đồng thời quy định về việc gia hạn tự động, hoặc quy trình đề xuất ký kết lại hợp đồng mới sau khi hết hạn. Thông thường hợp đồng kéo dài từ 12 tháng đến 36 tháng.
Ví dụ: Hợp đồng có hiệu lực từ ngày 01/01/2025 đến ngày 31/12/2025. Nếu không có thông báo chấm dứt từ Bên A trước 30 ngày, hợp đồng tự động gia hạn thêm 12 tháng.
8. Chấm dứt và đơn phương chấm dứt hợp đồng
Các trường hợp hợp đồng kết thúc hoặc bị chấm dứt trước thời hạn có thể bao gồm:
- Hết thời gian hiệu lực mà không gia hạn
- Hai bên thỏa thuận kết thúc hợp đồng
- Một bên phá sản, giải thể
- Xảy ra sự kiện bất khả kháng
Ngoài ra, hợp đồng cần có quy định rõ ràng về việc đơn phương chấm dứt, mức thông báo trước, và trách nhiệm của các bên khi chấm dứt hợp đồng.
Chẳng hạn: Nếu đơn vị quản lý để xảy ra 3 sự cố kỹ thuật nghiêm trọng trong 6 tháng, Ban quản trị có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
9. Vi phạm hợp đồng và bồi thường
Cần quy định mức bồi thường rõ ràng trong trường hợp một bên không thực hiện đúng nghĩa vụ dẫn đến thiệt hại tài sản, sức khỏe hoặc hình ảnh chung cư.
Ví dụ: Nếu Bên B làm rò rỉ dữ liệu cư dân gây thiệt hại, phải bồi thường 100% chi phí khắc phục và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
10. Các điều khoản bổ sung
Cho phép các bên thỏa thuận thêm nội dung phù hợp với thực tế từng tòa nhà như: quy định sử dụng tiện ích chung, thời gian hoạt động của cửa hàng dưới tầng trệt…
Chẳng hạn: Cư dân không được tổ chức tiệc ngoài trời sau 22h. Đơn vị quản lý có trách nhiệm nhắc nhở và lập biên bản vi phạm nếu có cư dân không tuân thủ.
11. Giải quyết tranh chấp
Khi xảy ra tranh chấp, trước tiên các bên cần tiến hành thương lượng. Nếu không đạt được thỏa thuận, có thể gửi hồ sơ đến UBND cấp tỉnh nơi tòa nhà tọa lạc để được phân xử theo quy định.
12. Hiệu lực hợp đồng
Ghi rõ thời điểm hiệu lực và ràng buộc nghĩa vụ thực hiện từ ngày ký. Các thay đổi sau đó phải được lập thành phụ lục, có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
Ví dụ: Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2025. Mọi sửa đổi liên quan đến phí quản lý phải được lập phụ lục kèm theo chữ ký hai bên.
Lưu ý: Khi soạn hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư, cần sử dụng mẫu phù hợp với từng loại hình công trình (chung cư thương mại, nhà ở xã hội, tái định cư,…). Bạn có thể tham khảo các mẫu hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư từ cơ quan chuyên môn hoặc đơn vị tư vấn pháp lý để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Mẫu hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư mới nhất 2025
Để giúp các ban quản trị và đơn vị quản lý dễ dàng hơn trong việc soạn thảo hợp đồng, dưới đây là một số mẫu hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư mới nhất năm 2025, được cập nhật theo quy định hiện hành. Các mẫu này được xây dựng trên cơ sở pháp lý vững chắc, bố cục rõ ràng, dễ tùy chỉnh theo đặc thù của từng tòa nhà. Bạn có thể tải về và tham khảo để sử dụng hoặc chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu thực tế.
Mẫu hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư số 1
Những lỗi thường gặp khi ký kết hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư
Việc ký kết hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư là bước quan trọng để đảm bảo hoạt động quản lý được thực hiện đúng quy định, hiệu quả và minh bạch. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều ban quản trị hoặc chủ đầu tư do thiếu kinh nghiệm hoặc không hiểu rõ pháp lý đã mắc phải những lỗi phổ biến, ảnh hưởng đến quyền lợi của cư dân cũng như hiệu quả hợp tác với đơn vị quản lý. Sau đây là một số lỗi thường gặp mà các bên cần đặc biệt lưu ý:
- Không căn cứ đầy đủ vào cơ sở pháp lý hiện hành
Nhiều hợp đồng được soạn thảo sơ sài, thiếu căn cứ vào các văn bản pháp luật như Luật Nhà ở số 27/2023/qh15 và Nghị định 95/2024 và Thông tư 05/2024 Việc không dựa trên cơ sở pháp lý khiến hợp đồng dễ vô hiệu hoặc gặp rủi ro khi xảy ra tranh chấp.
Ví dụ: Một hợp đồng không đề cập đến vai trò của Ban quản trị trong việc giám sát đơn vị quản lý có thể dẫn đến việc đơn vị quản lý hoạt động tự ý, thiếu minh bạch.
- Thiếu hoặc ghi không rõ quyền và nghĩa vụ của các bên
Nội dung hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư không quy định chi tiết hoặc quy định mơ hồ về phạm vi công việc, quyền và trách nhiệm của Ban quản trị và đơn vị quản lý. Điều này dẫn đến việc phát sinh mâu thuẫn trong quá trình thực hiện.
Ví dụ: Không nêu rõ bên nào chịu trách nhiệm chi trả cho chi phí sửa chữa đột xuất có thể gây tranh cãi nếu sự cố xảy ra.
- Không làm rõ phí quản lý và cơ chế thanh toán
Một lỗi phổ biến của hợp đồng quản lý vận hành chung cư là chỉ nêu mức phí chung chung mà không kèm theo chi tiết dịch vụ tương ứng hoặc cách điều chỉnh khi có biến động. Điều này dễ gây hiểu nhầm và tranh chấp tài chính giữa cư dân và đơn vị quản lý.
Ví dụ: Không có phụ lục đi kèm liệt kê chi tiết các hạng mục sử dụng phí quản lý (bảo vệ, vệ sinh, bảo trì…) khiến cư dân không kiểm soát được việc sử dụng quỹ.
- Không có điều khoản xử lý vi phạm rõ ràng
Một số hợp đồng thiếu nội dung về phạt vi phạm hoặc trách nhiệm bồi thường khi một bên không thực hiện đúng nghĩa vụ. Điều này làm giảm tính ràng buộc pháp lý và khó xử lý khi có tranh chấp.
Ví dụ: Nếu đơn vị quản lý không đảm bảo an ninh tòa nhà mà hợp đồng không quy định mức xử phạt, ban quản trị rất khó yêu cầu bồi thường thiệt hại.
- Thiếu điều khoản về chấm dứt hoặc gia hạn hợp đồng
Không nêu rõ thời điểm kết thúc hợp đồng, thời hạn gia hạn, điều kiện chấm dứt hợp đồng hoặc xử lý khi một bên đơn phương kết thúc hợp đồng có thể gây gián đoạn hoạt động quản lý và ảnh hưởng quyền lợi cư dân.
Ví dụ: Hợp đồng hết hạn nhưng không có quy định rõ ràng sẽ dẫn đến khoảng trống pháp lý trong thời gian chuyển giao đơn vị quản lý mới.
- Không tham khảo mẫu hợp đồng chuẩn hoặc không có ý kiến tư vấn pháp lý
Nhiều ban quản trị sử dụng mẫu hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư không đúng chuẩn hoặc tự ý sửa đổi mà không có sự tư vấn của đơn vị pháp lý, dẫn đến sai sót nghiêm trọng về nội dung hoặc trình tự ký kết.
Ví dụ: Hợp đồng được ký mà không thông qua biểu quyết của cư dân, khiến hiệu lực pháp lý của hợp đồng bị đặt dấu hỏi.
Xem thêm: Điều kiện quản lý vận hành chung cư từ ngày 1/1/2025 – Những quy định mới cần biết
Hy vọng các mẫu hợp đồng quản lý vận hành nhà chung cư mới nhất 2025 sẽ giúp bạn có thêm cơ sở tham khảo để xây dựng hợp đồng hiệu quả, đúng quy định. Đừng quên rà soát kỹ các điều khoản để đảm bảo quyền lợi cho cả Ban quản trị và đơn vị quản lý.
